privacy

Privacybeleid Scouting St. Franciscus Wijchen

1.      Inleiding

Scouting St. Franciscus verwerkt persoonsgegevens. Wij hechten veel waarde aan het beschermen van deze gegevens en behandelen ze dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid. Dit document dient om transparantie te bieden aan onze leden en vrijwilligers over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan. Tevens is dit document een aanvulling op het privacybeleid en de privacystatement van Scouting Nederland, te vinden op scouting.nl/privacy.

2.     Lidmaatschapsregistratie

2. 1     Ledenregistratie
Nieuwe leden worden geregistreerd middels ons online lidmaatschapsformulier te vinden op scoutingwijchen.nl/lidworden. Na het invullen van het formulier wordt deze via een beveiligde webserver doorgestuurd naar de ledenadministratie. Zodra het lidmaatschap effectief is, worden de lidmaatschapsgegevens verwerkt in Scouts Online. Scouts Online is de administratieve applicatie van Scouting Nederland en wordt gebruikt door individuele leden in alle lagen van de organisatie. Enkel de ledenadministratie, het bestuur, evenementorganisatoren, en het betreffende leidingteam hebben binnen onze lokale organisatie toegang tot deze gegevens. De ledenadministratie heeft toegang tot de persoonsgegevens voor het beheren van gegevens en het uitvoeren van administratieve handelingen, waaronder het versturen van de contributienota. Het bestuur heeft hier toegang toe met als doel het controleren van de ledenadministratie, het beheren van de gegevensbescherming en het analyseren van gegevens als basis van besluitvorming. Het leidingteam van het ingeschreven lid heeft toegang tot diens gegevens omwille van de communicatie omtrent opkomsten en activiteiten en kan tevens een kopie maken die in geval van nood tijdens de groepsopkomsten wordt gebruikt om contact op te kunnen nemen met (de ouders van) het lid. Alle eerdergenoemde partijen kunnen gegevens gebruiken om contact met (de ouders van) het lid op te nemen ten behoeve van het uitvoeren van hun functie. Bij meerdere ontvangers zullen persoonsgegevens worden afgeschermd.

Het lid kan te allen tijden zijn gegevens aanpassen door in te loggen op Scouts Online of zijn gegevens laten verwijderen door een verzoek in te dienen bij de ledenadministratie. Bij ontbinding van het lidmaatschap worden alle bij ons bekende persoonsgegevens van het betreffende lid vernietigd.

Voor meer informatie over het Scouts Online systeem verwijzen wij naar het privacybeleid van Scouting Nederland op scouting.nl/privacy. 


2. 2     Vrijwilligersregistratie
Vrijwilligers zullen bij indiensttreding gevraagd worden hun contactgegevens te registreren via ons online inschrijfformulier te vinden op scoutingwijchen.nl/vrijwilligers. Dit formulier wordt via een beveiligde webserver doorgestuurd naar het secretariaat. Leiding, commissietrekkers, administrators en bestuursleden worden vervolgens geregistreerd in Scouts Online, de administratieve applicatie van Scouting Nederland. Op lokaal niveau hebben enkel het bestuur en mede-vrijwilligers toegang tot deze gegevens met als doel de communicatie omtrent groepdraaien, kampen, activiteiten, en organisatie te bevorderen. Bovengenoemde vrijwilliger kan te allen tijden zijn gegevens aanpassen door in te loggen op Scouts Online of zijn gegevens laten verwijderen door een verzoek in te dienen bij de secretaris. Bij uitschrijving van een vrijwilliger worden al diens persoonsgegevens bij ons bekend zijn vernietigd. 

Voor meer informatie over het Scouts Online systeem verwijzen wij naar het privacybeleid van Scouting Nederland op scouting.nl/privacy. 

De gegevens van alle actieve vrijwilligers worden geregistreerd en beheerd door de secretaris op een privéserver. Eens per jaar wordt uit deze administratie een telefoonlijst opgesteld met de naam, de functie, het adres en het telefoonnummer van elke vrijwilliger. Deze lijst wordt gedeeld met alle actieve vrijwilligers en gebruikt om de communicatie met betrekking tot groepdraaien, organiseren van kampen en activiteiten, en het uitvoeren van diens functie te bevorderen. Uitsluiting van deze lijst kan worden aangevraagd bij de secretaris. Evenals het indienen van een verzoek om gegevens te laten aanpassen of verwijderen. 

3.     Gezondheidsformulier kampen en activiteiten

Scouting St. Franciscus hecht veel waarde aan een veilige speel- en leeromgeving. Om deze veiligheid te waarborgen en om voorbereid te zijn op noodsituaties, vragen wij leden om vóór aanvang van een kamp of bijzondere activiteit een gezondheidsformulier aan te leveren bij zijn eigen leidingteam. Zie hiervoor bijlage 1: gezondheidsformulier. Dit formulier wordt op papier aangeleverd en dient uitsluitend voor het waarborgen van de gezondheid van de leden tijdens het betreffende kamp of de betreffende activiteit. Wanneer deze afgelopen is, zal het formulier worden vernietigd. 

4.     Beeldmateriaal

Scouting St. Franciscus maakt beeldmateriaal van kampen en spellen ten behoeve van promotionele activiteiten en als herinnering. Deze foto’s en video’s worden als aandenken aan de activiteit onder de (ouders van de) leden en vrijwilligers gedeeld. Daarnaast kunnen foto’s en video’s gebruikt worden voor het aankleden van onze website en social media, het maken van posters en flyers, en het aankleden van promotionele activiteiten. Het delen van beeldmateriaal zal altijd gedaan worden met respect voor de betrokken personen. Een verzoek om beeldmateriaal van digitale media te laten verwijderen kan gedaan worden bij de secretaris.  

5.     Accomodatieverhuur

Huurders van onze ScoutingArk of blokhutten wordt gevraagd om persoonsgegevens af te staan. Dit volgt uit onze wettelijke verplichting toeristenbelasting te betalen. Deze gegevens zijn enkel toegankelijk voor de verhuurder en de penningmeester. Ter controle en berekening van de belasting worden deze gegevens gedeeld met de belastingdienst en bewaard zolang de wet het ons acht. Bij calamiteiten kunnen deze gegevens worden gedeeld met hulpdiensten. 

6.     Website

Middels onze online contactformulieren kan contact opgenomen worden met onze groepen, verhuurders en secretaris. De persoonsgegevens die in dit formulier worden verwerkt dienen uitsluitend voor communicatiedoeleinden en worden via een beveiligde webserver direct doorgestuurd naar de ontvanger. Naast de ontvanger heeft het bestuur toegang tot deze gegevens ter controle en beheer van de formulieren en website. Na afronding van het contact worden deze gegevens bewaard in ons mailarchief.

Voor het verzamelen van statistieken wordt gebruik gemaakt van de geanonimiseerde variant van Google Analytics. Deze statistieken bevatten geen persoonsgegevens en dienen uitsluitend om de gebruiksvriendelijkheid van onze website te optimaliseren. Er worden geen statistieken gedeeld met diensten van derden (waaronder Google zelf). Statistieken worden maximaal 14 maanden bewaard en zijn alleen toegankelijk voor het bestuur van Scouting St. Franciscus. 

7.     Communicatie

Het privacybeleid van Scouting St. Franciscus is terug te vinden op scoutingwijchen.nl/privacy en op te vragen bij de secretaris.  

8.     Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.  

9.     Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting St. Franciscus binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden bij de secretaris. Conform het protocol van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen. 

Voor bijlagen zie: Privacybeleid november 2018

Voor het laatst gewijzigd: november 2018

Beleidsarchief:
Share by: